Merkmale effektiver
Projektleitung

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wodurch sich effektive Projektleitung auszeichnet. Projektleitung ist eine komplexe Form von Führungsarbeit: In zeitlich begrenztem Rahmen soll etwas Einmaliges, Innovatives und meist Risikobehaftetes ziel- und doch prozessorientiert bearbeitet werden. Dabei müssen unterschiedliche Spannungsfelder gestaltet und ausgehalten werden.

Projektleitende stimmen die strategische Ausrichtung und operative Prozesse permanent aufeinander ab. Sie führen das Projekt mit Sachverstand und Methodenkenntnis, stellen das Qualitätsverständnis sicher und sorgen für die Einbettung des Projekts in den relevanten Umfeldern, regulieren Antriebsenergien und Widerstände. Sie motivieren Mitwirkende und fördern optimale Kooperation innerhalb des Projektteams, ohne eine hierarchisch legitimierte Führungsaufgabe zu haben.

In der Struktur des Achsenmodells lassen sich die essentiellen Prozesse und Spannungsfelder des erfolgreichen Projektmanagements abbilden.
Auf den folgenden Seiten wird beschrieben, wodurch sich effektive Projektleitung auszeichnet.

Die beschriebenen Verhaltensmerkmale ermöglichen eine aktive Auseinandersetzung mit Projektleitungsaufgaben. Die Merkmale sind Orientierungshilfe und Grundlage für Selbstreflexion sowie für den Austausch mit Vorgesetzten und Projektteams.

• hinterfragt und klärt die Absicht und den Auftrag und macht diese transparent
• klärt Zielvorgaben und schafft Klarheit über Zweck und Ergebnis
• überprüft die Bedeutung des Projekts im betrieblichen Umfeld
• macht auf Synergien und Widersprüchlichkeiten aufmerksam
• erkennt Stolpersteine und thematisiert diese
• legt Messkriterien für den Projekterfolg fest
• überprüft, ob Mittel und Ziele sich entsprechen
• verhält sich loyal gegenüber dem Auftrag
• nimmt seine Rolle als Promotor wahr
• vermittelt Zuversicht

• regelt die Abgrenzung zwischen Linien- und Projektorganisation
• hält Zuständigkeiten fest (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten)
• überprüft ob Mittel und Ziele sich entsprechen
• macht auf abweichende Zielvorstellungen aufmerksam und kommuniziert die Konsequenzen
• setzt Prioritäten im Sinne der Zielerreichung
• überprüft und kommuniziert den Projektfortschritt und –verlauf
• koordiniert Projektarbeiten
• delegiert Arbeiten und überprüft diese
• stellt Projektdokumentation sicher
• stellt Projektcontrolling sicher
• leitet Sitzungen effizient und zielerorientiert
• erstellt ein Informations- und Kommunikationskonzept und sorgt für dessen Einhaltung
• dokumentiert und evaluiert den Projektverlauf

• hält den Kontakt zu den Mitwirkenden aufrecht
• erkennt das Potenzial der Einzelnen und mutet ihnen entsprechende Leistungen zu
• schafft Verbindlichkeiten
• nimmt Überforderungen wahr und kommuniziert diese
• unterstützt Einzelne bei der Zielerreichung
• motiviert durch regelmässiges Feedback
• bringt Kritik an, ohne die Persönlichkeit zu verletzen
• nimmt Befindlichkeiten ernst und bleibt autonom
• ist sich der Verantwortung seiner Funktion bewusst und missbraucht diese nicht
• reflektiert eigene Rolle stetig
• bleibt in der Rolle des Projektleiters unabhängig
• hält was er verspricht

• befasst sich aktiv mit der Teambildung und –entwicklung
• vereinbart Regeln für die Zusammenarbeit und sorgt für deren Einhaltung
• schafft ein Klima von Vertrauen und gegenseitiger Wertschätzung
• ermöglicht und fördert die gegenseitige Unterstützung
• anerkennt Leistung und kommuniziert Erfolge
• macht auf Abhängigkeiten innerhalb des Projektteams aufmerksam
• schafft Transparenz
• sorgt für offene und permanente Information
• nimmt Widerstand wahr und reagiert
• nimmt Konflikte frühzeitig wahr, thematisiert diese und unterstützt bei der Lösungsfindung

• kennt Methoden / Instrumente des Projektmanagements und wendet diese adäquat an
• ist mit Inhalten des Change Managements vertraut und handelt danach
• verfügt über genügend Sachkenntnis, um Sachfragen richtig einschätzen zu können
• setzt sich dafür ein, dass das nötige Fachwissen zur Verfügung steht
• berücksichtigt die Branchen- und Organisationskultur
• handelt nach Qualitätsstandards der Organisation
• prüft die Qualität der (Teil-)Produkte anhand der festgelegten Messkriterien
• berücksichtigt organisationsspezifische Grundlagen
• plant, führt und steuert das Projekt situativ unter Berücksichtigung der Dynamik

• positioniert das Projekt im relevanten Umfeld
• vertritt Projektinteressen gegenüber Dritten
• sorgt dafür, dass Verständnis und Akzeptanz für das Projekt geschaffen wird
• sorgt dafür, dass die Interessengruppen nutzbringend eingebunden sind
• überprüft die Akzeptanz der Projektidee regelmässig und reagiert bei Bedarf
• nimmt Störungen wahr, schätzt Risiken ein und reagiert adäquat
• prüft Schnittstellen und nutzt Synergien
• nimmt projektrelevante Entwicklungen wahr und baut diese entsprechend ein